Wzór do pobrania · instytucje kultury

Zapytanie ofertowe

na wdrożenie systemu obsługi rezerwacji grupowych (zamówienie o wartości poniżej progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych — od 1 stycznia 2026 r. 170 000 zł netto — udzielane zgodnie z regulaminem wewnętrznym zamawiającego)

Wzór ma charakter pomocniczy: pola w nawiasach kwadratowych uzupełnia zamawiający, a treść dostosowuje do własnego regulaminu udzielania zamówień. Nie jest to porada prawna. Wydrukuj albo zapisz jako PDF: Ctrl/⌘ + P.

1. Zamawiający

[pełna nazwa instytucji], [adres], NIP [—], REGON [—], reprezentowany przez [imię i nazwisko, stanowisko]. Osoba do kontaktu w sprawie zapytania: [imię i nazwisko, e-mail, telefon].

2. Tryb udzielenia zamówienia

Zamówienie o wartości szacunkowej poniżej progu stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, udzielane na podstawie [nazwa i paragraf regulaminu wewnętrznego zamawiającego]. Zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego; zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

3. Przedmiot zamówienia

Wdrożenie systemu obsługi rezerwacji grupowych (szkoły, firmy, grupy zorganizowane) dla [nazwa sceny / obiektu], obejmującego w szczególności:

1. przyjmowanie zgłoszeń grup ze strony internetowej, poczty elektronicznej i telefonu do jednej listy rezerwacji ze statusem (nowe / potwierdzone / opłacone / zakończone);
2. automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji do zgłaszającego, z danymi wydarzenia i warunkami;
3. [opcjonalnie] automatyczne układanie planu sali z potwierdzonych rezerwacji, z podglądem wolnych miejsc;
4. wystawianie faktur na podstawie rezerwacji, zgodnych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), z przypomnieniem o zaległej płatności;
5. [opcjonalnie] przypomnienia dla grup przed wydarzeniem (e-mail / SMS);
6. [opcjonalnie] zestawienia dla organizatora: liczba widzów, liczba grup, przychód na tytuł, za dowolny okres;
7. wyłącznik awaryjny dla każdej funkcji (możliwość natychmiastowego powrotu do obsługi ręcznej);
8. szkolenie pracowników (min. 1 godzina) i instrukcję obsługi w języku polskim;
9. opiekę powdrożeniową przez min. 30 dni od uruchomienia.

System ma współpracować z narzędziami, których zamawiający już używa: [np. poczta Google Workspace / Microsoft 365, program do fakturowania, arkusze, system biletowy — wymienić]. Zamawiający nie przekazuje wykonawcy haseł ani dostępów przed zawarciem umowy; połączenia z systemami następują po zawarciu umowy, w uzgodnionym trybie (OAuth / dostęp nadany przez zamawiającego).

4. Wymagania wobec wykonawcy

• doświadczenie we wdrożeniu co najmniej [1–3] systemów o podobnym zakresie w instytucji kultury lub u organizatora wydarzeń — potwierdzone referencjami lub opisem wdrożeń;
• przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO, na podstawie umowy powierzenia; serwery w Unii Europejskiej;
• przekazanie zamawiającemu praw do korzystania z systemu i dokumentacji w zakresie niezbędnym do jego użytkowania oraz opisu sposobu wyłączenia systemu i eksportu danych.

5. Termin realizacji

Uruchomienie produkcyjne do [liczba] dni roboczych od zawarcia umowy; okres opieki powdrożeniowej [30] dni od uruchomienia.

6. Kryteria oceny ofert

• cena (brutto, za wdrożenie) — [60] %;
• doświadczenie w instytucjach kultury lub u organizatorów wydarzeń — [20] %;
• zakres i warunki opieki powdrożeniowej oraz miesięczny koszt utrzymania — [20] %.

7. Sposób i termin składania ofert

Oferty należy przesłać na adres [e-mail] do dnia [data, godzina]. Oferta powinna zawierać: cenę wdrożenia (netto i brutto), miesięczny koszt utrzymania, termin realizacji, opis zakresu, listę wymaganych od zamawiającego danych i połączeń, referencje oraz osobę do kontaktu. Termin związania ofertą: [30] dni.

8. Załączniki

1. Formularz ofertowy [wg wzoru zamawiającego].
2. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy [jeśli zamawiający stosuje].
3. Klauzula informacyjna RODO zamawiającego.

GENERATIQ składa ofertę na tak opisany zakres z ceną z Konfiguratora — dół widełek to standardowe połączenia (np. poczta Google / Microsoft, program do fakturowania z API), góra to połączenia niestandardowe. Pakiet „na start” (rezerwacje + faktury) od ok. 11 300 zł, pakiet pełny od ok. 16 200 zł (stan na wrzesień 2026; aktualne liczby zawsze w Konfiguratorze).

Policz w Konfiguratorze · Strona dla teatrów i domów kultury